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承兑汇票的内部控制

如图表所示,承兑汇票内部控制包含5个构成要素。每个要素对有效的风险管理都很重要。而且,为了有效地执行审计,审计人员需要了解内部控制的各个构成要素。全面了解内部控制往往可向审计人员确保许多风险已经有效地降低了。

控制环境:承兑汇票内部控制的签础是控制环塊(control environment),它是指组织的诚信、对合乎道德的交易的态度以及一般竞争能力。因此,控制环境被公认为是组织的高层基调(tone at the top)。控制环境受到管理层授权和分配职责的方式的影响,因为这会影响到如何做出决策,以及个人可能单方面采取给组织造成负面影响的行动的可能性。没有健全的控制环境做基础,要使内部控制的其他构成要素有效是不可能的。控制承兑汇票环境由于其在绝大多数重大舞弊案件中所起的明显作用,往往被描述为最重要的内部控制要素。例如,一项针对美国10年内会计舞弊案的研究表明,84%的舞弊案涉及CEO或CFO或者两者都涉及。

承兑汇票控制环境最重要的方面是管理层的态度和激励。如果管理层不关心可有效缓解风险的政策和程序,则不论承兑汇票内部控制的其他要素看似多么完善,审计的控制风险大多数都是很高的。例如,如果管理层在实施控制方面很懒散,那么较低级员工就不可能坚持执行这些政策和程序。

管理层激励也可以使人了解控制承兑汇票环境。如果根据或有事项评价和奖励管理层,则个别经理就可能不愿意执行对其业绩考核产生负面影响的控制。例如,如果管理层的奖金按照销售量确定,则他们可能不太愿意拒绝将信用授予有风险的客户。

例子:一些行业(包括软件业、烟草业和消费品行业)因采取“渠道填塞”(channel stuffing)或称为“暗转”这种销售方式而出名。暗转主要是指在接近财务年度末时向老客户大批量发出货物的情况,即使客户并没有订购这些货物。然后,这些发出的货物就可以作为第4季度的销售入账,从而确保管理层达到业绩考核目标。“填塞”到分销渠道的这些货物的数量,取决于达到销售目标所需要的销售水平。遗憾的是,根据公认会计原则,这些发出的货物可能不符合销售的定义,因为其中的大部分货物往往在审计结束之后被退回,需要公司退还客户的购货款。这种做法暴露了控制环境中存在的弱点。而且,这种做法实际上可能会给公司造成伤害,因为商品的保质期可能试有限的,退回以后无法再卖出。